Spot check Administrasi di BAGE oleh Area Controller 1, Jum'at 21 Agustus 2020

Spot Check Dokumen oleh Area Controller 1 di Estate BAGE, Jum’at 21 Agustus 2020

Yth. Bapak Area Controller 1 Region Mentaya
Berikut saya sampaikan notulensi hasil Spot check dari area Controller 1 (Bapak Budi Siregar) ke Estate BAGE.

Spot Check Dokumen
Spot check atau yang sering dikenal Surprise Check yaitu suatu pekerjaan yang dimana melakukan pengecekan tanpa ada pemberitahuan kepada siapa pun, baik itu pimpinan maupun bawahan. Spot Check sendiri dilakukan guna untuk memastikan dari hasil setiap pekerjaan yang dikerjakan sehingga tidak terjadi manipulasi data sehingga setiap pekerjaan yang dikerjakan akan mendapatkan hasil yang maksimal. Sama halnya seperti yang telah dilakukan oleh Bapak Budi Siregar (AC-1) Region Mentaya yang telah melakukan spot check atau suprise check Administrasi di estate BAGE pada hari Jum’at tanggal 21 agustus 2020. Dari hasil spot check yang telah dilakukan oleh Bapak AC-1 masih terdapat beberapa kekurangan seperti Buku Pusingan Panen yang belum update, kurang validasi oleh Kasie atau Manager di setiap dokumen dan belum ada buku monitoring manual untuk barang masuk/keluar dari gudang.
Adapun perbaikan yang akan dilakukan oleh tim administrasi BAGE yaitu :

  1. Pengecekan kertas kerja/LHM oleh Kasie dan Manager.
  2. Selalu melakukan suprise check/spot check dadakan ke setiap divisi maupun ke tim adiministrasi.
  3. Setiap kertas kerja ataupun buku monitoring harus selalu di isi menggunakan tulisan tangan dan tidak boleh di print.
  4. Setiap Daftar Premi Panen (DPP) sebelum di input di sistem wajib dicek oleh Kasie dan di paraf sebelum di tanda tangan oleh manager.
  5. Membuat buku monitoring manual untuk penerimaan/pengeluaran barang.
  6. Setiap kertas kerja/LHM/DPP dll wajib harus di validasi oleh kasie dan manager.
  7. Harus saling sinergi antara tim operational dan administrasi sebelum report di input/dikirimkan ke wilayah.

Dari hasil spot check yang dilakukan oleh Bapak AC-1 menjadi perbaikan bagi tim Estate BAGE terutama bagian adminitrasi Estate BAGE dengan target bisa menjadi Estate governance.

Spot check Administrasi di BAGE oleh Area Controller 1, Jum'at 21 Agustus 2020
Spot check Administrasi di BAGE oleh Area Controller 1, Jum’at 21 Agustus 2020

Spot check atau Surprise Check yang sering dikenal di industri kelapa sawit adalah merupakan suatu kegiatan atau aktivitas dimana melakukan hal pemeriksaan atau memastikan berjalannya suatu kegiatan didalam disuatu unit organisasi, gunanya untuk mengurangi keteledoran/ketidaktelitian didalam pekerjaan. Sama halnya seperti diwaktu kemarin yang sudah terlaksana Spot check di Estate BAGE mengenai Administrasi Kantor Estate BAGE agar dapat lebih terarah dengan baik, memiliki target administasi serta memastikan setiap surat masuk atau keluar sesuai dengan standar Administrasi. Dengan begitu jika sudah seluruh kegiatan Administrasi kantor berjalan sesuai standar, maka kita tidak perlu merasa takut jika sedang dalam proses penginputan Administrasi seperti LHM, Premi, HKE Karyawan, Pengambilan barang di Gudang terjadi kesalahan.

Ini dilakukan dalam waktu yang yang tidak bisa ditentukan karena sifatnya dadakan, ada juga kegiatan seperti ini dilakukan yang sudah terjadwal sebelumnya, misalkan seperti pada hari Jumat tanggal 24 Agustus 2020 telah dilakukannya Spot Check ataupun Surprise Check oleh Bapak Budi Siregar (Area Controller 1) mengenai Administrasi Kantor Estate BAGE. Dengan begitu sebelum kita menginput ke sistem, kita harus dapat memastikan kelengkapan Administrasi dan kebenaran data yang akan diinput. Adanya kegiatan tersebut juga menjadi koreksi diri untuk melakukan pembenahan didalam Administrasi kantor Estate BAGE. Kenapa harus dilakukan Spot Check oleh orang yang netral/independent ? Sebab, dengan begitu kita bisa mengkoreksi team unit kita dan menjadi bahan perbaikan bersama kedepannya untuk lebih baik dan benar didalam Administrasi khususnya Kantor Estate BAGE.

Kegiatan tersebut dilakukan biasanya oleh QC (Quality Control), KTU, Kasie Wilayah, Area Controller, Regional Head. Orang-orang tersebut merupakan orang netral/independent didalam menilai atau melakukan pengecekan. Sebab, orang-orang tersebut lah yang bisa melakukan pengecekan secara netral untuk di tiap-tiap unit yang ada di Regional Mentaya. Kegiatan ini berlangsung di Estate BAGE tepatnya di Kantor Estate untuk kesemua Krani masing-masing divisi maupun Krani Kantor serta setiap Asisten Divisi dan Kasie Estate. Untuk mengetahui kekurangan sekaligus menjadi pengingat bagi unit BAGE agar dapat menjadi perbaikan diteam Administrasi. Hal ini rutin dilakukan untuk spotcheck di setiap lembar per lembaran, Cockpit kantor maupun divisi agar dapat rutin diupdate dan bisa menjadi kebiasaan buat tim administrasi Estate BAGE.

Sekian yang dapat saya sampaikan, Terimakasih.

Langganan postingan terbaru, GRATIS !

You May Also Like

6 Comments

  1. Pak Rizal, terimakasih sudah action.
    Koreksi buat perbaikan diri Bapak ke depannya :
    1. Tepati janji, sesuai yang Bapak janjikan (no delay).
    2. Perhatikan kompilasi foto yang bapak kirimkan, sampai miring otak saya baru bisa membacanya.
    3. Foto orang-orangnya mana?…
    Manusia yang baik itu adalah jika tidak mengulangi kesalahan yang sama.

    Thanks

  2. Pak Rizal… Saya menyarankan, agar terjadi perbaikan diri terus menerus :
    1. STOP menunda (#TanpaTAPITanpaNANTI)
    2. Kesegeraan bertindak, segera menjalankan instruksi terhadap sesuatu yang diperintahkan.
    3. Saat pimpinan 2, minimal Anda kasihkan 3 dan lebih cepat.

    Menunggu itu, pekerjaan yang paling membosankan.

  3. All team Administrasi
    Spotcheck harus sering dilakukan:
    – Untuk mengukur seberapa tertib melakukan tindakan yang diarahkan/diinstruksikan.
    – Membangun kewaspadaan atau kehati-hatian dalam setiap individu yang ada di team atau pekerja di Perusahaan.
    – Untuk mengukur pemahaman dan kesegaran bertindak.
    – dan masih banyak yang lain.

  4. The Most Popular Traffic Exchange
    Peluang Mendulang Profit di Masa Pandemi Covid 19

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Hosting Unlimited Indonesia